프로그램 개발에 있어서 입력, 처리, 출력의 처리 과정이 명확한 작업에 대한 표준화된 처리 모형을 정해놓고 프로세스 설계도에 조합할 수 있도록 함으로써 사무처리 시스템을 효율적으로 개발할 수 있는 표준 패턴을 말한다.
1.처리 형태의 종류
자기테이프나 자기디스크 등의 기록 매체는 많은 양의 데이터를 기록할 수 있어 파일처리에서 효율적으로 이용되는데, 이를 이용하여 데이터를 처리하는 일련의 작업을 파일처리라고 한다. 따라서 이들의 표준 처리 유형을 알아본다.
2.생 성
최초로 파일을 만드는 작업을 파일 생성이라고 한다. 즉 하나 이상의 파일을 읽고 나서 변형하거나 가공을 하여 입력 파일과 다른 파일을 작성하는 처리를 말한다. 파일 생성의 방법은 두 가지로 나눌 수 있는데, 먼저 하나의 파일을 위한 공간을 할당해 두고 그 다음에 데이터 레코드를 하나씩 적재하는 방법과, 한번에 하나의 데이터 레코드씩 파일을 생성시켜 나가는 방법이 있다. 따라서 이것에 의해 입력 파일과 형식 및 내용이 다른 출력 파일을 작성한다.
3.변 환
컴퓨터 처리에서 가장 기본적인 처리이며, 파일의 매체 변환에 이용된다. 예를 들어, 우리가 판독 가능한 기록 매체의 데이터가 입력장치를 통하여 읽혀 자기디스크, 또는 자기테이프 등의 파일 매체로 변환되어 저장되거나, 또는 그와 반대로 디스크에 수록되어 있는 내용을 프린터로 출력하는 경우의 처리를 말한다.
4.대 조
두개의 파일을 서로 대조해서 그 기록 순서와 기록 내용을 검사하는 처리를 말한다. 즉 두개의 파일을 키에 의하여 비교하여 키가 일치되지 않는 데이터나 누락, 또는 중복되는 데이터를 검색한다. 일반적으로는 대조의 결과에 이상한 정보가 있다면 그것을 검사리스트에 출력한다. 즉 키가 일치된 두 데이터의 내용을 검사하여 데이터 오류가 발견될 경우 검사 리스트에 출력하는 작업으로서 두 파일은 키순으로 정렬되어 있어야 한다. 이것은 변동정보를 계산 처리 등에 사용하는 경우, 실제의 계산 처리를 하기 전에 그 내용이 옳바른지 어떤지를 검사하는데 사용된다.
5.정 렬
일반적으로 분류라고 하며, 파일에 기록되어 있는 레코드를 그 레코드 내에 있는 키 항목을 기준으로 하여 순서대로 배열하는 것을 말한다. 즉 자기테이프, 자기디스크 등의 파일 매체 상의 정보 기록 문서를 지정 항목에 따라서 바꾸어 놓는 처리를 말하는 것이다. 이것은 정보의 기록 순서와 처리 순서를 일치시키고 싶은 경우에 사용된다. 예를들어, 매상 파일을 기본으로 하여 파일을 정렬하며, 상품별 일람표를 만드는 경우에는 상품코드를 키로 하여 파일을 정렬한다. 정렬의 대상이 되는 데이터의 양이 비교적 적은 경우에는 내부 정렬의 방법에 의해서 처리할 수 있으나, 데이터의 양이 많은 경우에는 자기테이프나 자기디스크 등의 외부 기억 매체를 이용한 외부 정렬을 사용한다.
6.병 합
동일한 파일 형식을 가지고 있는 두개 이상의 파일을 하나로 정리하는 처리를 병합이라고 한다. 즉 여러 개의 파일에 기록되어 있는 데이터 키를 기준으로 하여 하나의 파일에 모아서 기록하는 처리를 조합 또는 병합이라고 한다. 이것은 별도로 작성된 파일을 컴퓨터의 처리 효율이나 파일의 보관 등을 고려해서 하나의 파일로 통합하는 경우에 사용된다. 이때 각 입력 파일은 동일한 논리순서가 아니면 안 된다. 예를 들어, 본점과 지점의 매상 데이터를 기록한 파일이 각각 개별의 자기테이프에 기록되어 있는 경우, 2개의 파일을 비교하여 키순으로 정리해서 하나의 매상 파일을 만드는 처리가 병합이다.
7.갱 신
현존하는 파일의 내용을 변경하거나 신규 데이터를 추가하여 새로운 파일로 생성하는 작업을 갱신이라고 한다. 즉 마스터 파일 안의 정보를 변동 파일에 의해 추가 삭제 교환을 하고, 내용이 새로운 마스터 파일로 작성하는 것이다. 데이터 처리의 핵심이 되는 마스터 파일에 기록된 데이터는 언제나 최신의 상태를 유지해야 한다. 따라서 이를 위해서는 거래의 발생에 의하여 작성된 트랜잭션 파일의 데이터를 이용하여 마스터 파일의 내용을 변경하거나 삭제, 추가해야 한다. 이와 같이 마스터 파일의 내용이 최신의 상태가 되도록 유지하는 작업을 파일 갱신이라고 한다. 갱신 처리의 형태는 자기테이프와 같이 순서 처리용의 파일 매체와 자기디스크 등과 같이 임의처리가 가능한 파일 매체와는 서로 다르다.
8.추 출
특정한 조건을 부여하여 그 조건을 충족시키는 데이터를 기존의 파일에서 꺼내어 새로운 파일을 작성하는 작업을 추출이라고 한다. 즉 어느 특정한 조건을 부여해서 그 조건을 충족시키는 것을 파일 중에서 찾아내거나 선출해 내는 처리를 말하는 것이다. 예를 들어, 인사 마스터 파일 중에서 승진 조건에 맞는 데이터만을 골라 마스터 파일의 내용 중 경력에 관계되는 데이터만으로 새로운 승진 대상자 경력 파일을 만드는 것과 같은 경우에 사용한다. 다만 이때 갱신 처리는 수반되지 않은 것으로 하며, 조건의 입력 방법은 콘솔 입력의 경우와 또 수가 많다면 변동 파일로서 입력하는 경우를 생각할 수 있다.
9.분 배
파일 중의 정보에 어느 특정한 조건을 부여해서 조건을 만족시키는 것과 만족시키지 못하는 것으로 분리해서 처리하는 것을 말한다. 즉 분배 조건에 따라 원시파일을 몇 개의 파일로 분할하는 작업을 분배라고 한다. 예를 들어, 미수금 마스터 파일을 연말을 시점으로 이월 미수금, 악성 미수금, 그리고 완납된 파일로 각각 분할하는 경우와 같은 처리에 사용한다.
초기작업은 시스템을 작성하기 위해 최초에 1회만 실시하는 작업을 초기 작업이라고 한다. 일반적으로 마스터 파일에서는 초기 작업이 한 번씩 있어야 하며 급여 업무에서는 급여 원장 파일, 경리 업무에서는 매출 매입 원장 등을 만들 경우가 여기에 속한다.
일간처리 작업은 매일 발생하는 업무를 1일1회 처리하여 마감하는 작업으로 재고 갱신과 경리 부문의 입출금 관리 등이 여기에 속한다. 즉 하루의 업무가 종결되면 일일 업무 보고서를 작성 한다던가 또는 그날의 업무 결산서를 작성하는 것을 의미한다.
주간처리 작업은 일별 업무를 기본으로 처리하다가 1주일을 주기로 매주1회 처리하는 작업으로서 주간 보고서, 또는 주간 통계 보고서를 작성하는 등의 작업을 의미한다. 이때 1주일간의 처리 자료의 오류, 취급 정지 자료의 삭제, 신규 취급 자료의 추가 등 마스터 파일을 수정한다. 이 경우 수정 프로그램에서 입력 자료를 검사 한 후 마스터 파일의 내용을 갱신한다.
월간처리 작업은 일별 업무를 기본으로 처리하다가 1개월을 주기로 매월 말에 처리하는 작업을 의미한다. 예를 들어, 급여 업무인 경우에는 매월 또는 매주간 단위의 업무를 기본으로 처리하며, 1년을 주기로 하여 연말 정산을 한 후 새로 시작하게 되는데, 이때의 연말 정산을 연간 처리라고 할 수 있다.