파일은 처리하기 용이하도록 정리, 보관해서 필요한 시기에 활용하게 된다. 따라서 처리하기 용이한 형태로 데이터를 정리한다는 것은 하나의 설계 기술에 속하며, 처리 과정에서 보다 능률적인 작업을 수행하거나 다른 작업에 투입하기 위하여 정보를 보관하기 위한 변환은 파일 설계에 속한다. 그러므로 파일 설계는 대상시스템의 요건을 충분히 만족시키고 경제성, 시간적 효율성, 용량면에서의 운용 효율 등을 고려해서 파일 매체, 파일의 편성법 등을 설계해야한다.
시스템에서 사용하는 파일의 작성 목적을 위하여 파일 명칭, 목적, 종류, 적용 업무 등을 확인한다.
1 파일명칭 : 파일 명칭은 그 파일이 이용되는 업무와 관리 체계 등에 적합한 형태로 작성되어야 하며, 그 파일의 성격과 일치하는 파일 명칭을 사용하는 것이 좋다.
2 작성 목적 : 그 파일의 역할과 필요성을 파악한다.
3 파일의 종류 : 파일은 그 종류에 따라 역할과 요건이 달라지며, 이것은 파일 편성법과 매체 등에 영향을 준다. 따라서 필요에 알맞는 파일의 종류를 결정한다.
4 적용업무 : 한 파일이 여러 업무에 사용되면 그 처리 요건이 대립하는 경우가 발생하기 때문에 신중히 검토하여야 한다.
파일의 항목명과 각 항목들의 배열 순서, 자릿수, 문자 구분, 레코드 길이, 블록 길이 등을 검토한다.
1 정보량 : 파일의 정보량은 현재 양뿐만 아니라 앞으로의 신장율을 고려하여야 한다.
2 항목 명칭 : 각 항목에 고유의 명칭과 파일에 어떤 항목을 포함시킬 것인가를 결정한다.
3 문자 구분 : 레코드의 항목에서 사용되는 문자를 결정한다. 여기에는 한글, 숫자, 영문자, 특수 문자 등이 있을 수 있다.
4 항목의 배열 : 레코드상에 배열될 항목들의 순서를 결정한다.
5 레코드 형식 : 파일에서 사용될 레코드의 형식을 결정한다. 여기에는 코정길이 레코드와 가변길이 레코드가 있다.
6 레코드 크기 : 파일에서 사용될 레코드의 크기를 결정한다. 앞으로 새로운 항목이 추가될 가능성을 대비하여 예비 항목을 잡아 두는 것이 바람직하다.
7 블록 크기 결정 : 블록이란 논리 레코드를 묶어놓은 것을 말하며, 일반적으로 블록을 크게 함으로써 많은 양의 자료를 저장할 수 있고, 자료의 입출력 속도가 빨라진다.
어떤 매체를 선정해야 시스템의 요건을 가장 잘 만족할 수 있는지를 검토한다. 따라서 매체 선정 시 매체의 특성을 잘 파악한 후 시간, 용량, 비용 및 처리의 특수성과 운용의 용이성에 관한 요구 등 제반 사항을 고려하여야 한다.
파일은 직접적인 효율만을 생각해서 설계하면 파일 매체의 선택에 문자가 발생할 수 있기 때문에 현업 부서에서 업무를 수행하는데 있어서 파일 매치 관리의 요구 내용들을 다음의 내용을 기준으로 검토하여야 한다.
파일의 파괴에 대비하여 매체의 안전관리 대책을 검토한다. 파일의 변조나 도난 방지를 위한 기밀 보호 대책을 검토한다. 비용 효과에 대한 경제성을 검토한다. 파일 매체에 들어있는 내용의 정확성을 위하여 최신의 데이터를 유지할 수 있는 방법을 고려한다.
파일 편성이란 데이터 처리에 있어서 처리 가능한 파일에 데이터를 기록하는 방법을 말한다. 따라서 파일에 어떤 방법으로 데이터를 기록하느냐에 따라 순차 파일, 색인 순차 파일, 랜덤 파일 등으로 분류하며, 이들 편성 방법에 따라 다음과 같은 내용들을 검토한다.
[프로세스 및 프로그램 설계]
프로세스는 처리절차라고도 하며, 처리절차 설계는 입력 정보와 파일 정보를 바탕으로 해서 필요한 출력 정보를 얻기까지의 과정에 대한 처리의 흐름, 정보의 흐름, 예외사항의 처리방법 등을 분석하고 설계하는 것을 목적으로 하고 있다. 따라서, 업무 처리를 위하여 입력되는 각종의 정보로 컴퓨터 처리의 과정과 내용, 그 결과 출력 등의 처리 절차를 나타내는 순서도를 하나의 업무마다 작성하며 순서도의 의미, 종류, 작성법 등을 결정하는 단계이다.
프로세스 설계는 입력 정보와 파일 정보를 토대로 필요한 출력 정보를 얻기 위한 중간 과정으로 처리의 흐름을 나타내는 작업이다. 그러므로 처리순서에 따라 절차를 명확히 하고 패턴을 이용하여 프로세스 차트에 통합하여 설계하며, 입력, 처리, 출력에 대한 오류 발생 시 체크할 시스템도 미리 준비한다. 따라서 프로세스 설계시에는 필요한 보고서의 처리, 파일 또는 데이터베이스의 관리유지, 필요한 제어기능의 수행, 데이터의 안전성 및 안전도 보장을 위하여 다음과 같은 내용을 고려하여 설계한다.
1. 프로세스 전개 사상을 통일한다 2. 프로그래머의 프로그램 작성 능력을 고려한다.
3. 하드웨어의 기기 구성과 처리 능력을 고려한다. 4. 조작이 될 수 있는대로 간결히 되도록 배려하고 조작원의 개입을 적게 한다. 5. 일의 순서와 처리 주기를 명확히 한다. 6. 정보의 양과 질에 관하여 유의한다.
[프로세스의 설계 순서]
컴퓨터에 의해서 처리를 함에 있어 입력 자료로부터 한번에 출력을 만들어내는 것이 아니라 여러 개의 절차로 나누어 처리를 진행한다. 이것은 컴퓨터의 처리 시간이나 프로그래밍 등의 부담을 덜기 위해서이며, 원하는 출력을 얻기까지의 처리를 몇 개의 과정으로 분할해서 처리한 다음, 그것을 순서대로 장리하여 최종적인 결과를 얻기 위함이다.
프로세스 설계의 기본이 되는 조건들을 확인하는 것으로 처리될 정보의 발생장소와 발생 시간, 사용자가 요구하는 사항, 운영체제 등 기본 규칙에 관한 제반 사항들을 확인한다.
프로세스 기본 처리 방식은 대표적으로 일괄처리, 즉시 처리, 온라인 처리, 오프라인 처리, 중앙 집중 처리, 분산 처리 등이 있으며 이에 따라 업무처리의 기본 방식을 결정한다.
어떤 프로그램을 작성하여 그것을 어떻게 연결할 것인가를 결정하는 협의의 프로세스설계이다. 따라서 먼저 시스템을 분할하고 작업을 결정하며, 그 다음에는 실제 실행을 분할하고 합리화하여 순서도를 작성한다.
프로그램 내부의 잘차를 설계하는 것으로 논리설계라고 하며, 가장 중요한 것은 그 내용을 제삼자에게 확실히 이해시키는 것이다. 따라서 논리나 조건들은가능한 한 표 형식으로 표현하는 것이 좋다.
운용철차 설계는 정보처리에 따른 운용자가 수행해야 할 수작업 부분을 설계하는 것으로 전표 기입이나 입력에 대한 절차, 코드의 신설이나 변경, 폐지에 대한 절차, 출력의 사후처리나 배포에 대한 절차, 입력 오류의 발견, 수정에 대한 절차, 자료의 보존이나 기밀 보호에 대한 절차 등을 설계한다.