코드의 기능은 표준화와 간소화라는 기본적 기능과 분류, 식별, 배열의 3대 기능이 있으며 기타 여러 가지의 부가적 기능이 있다. 분류란, 대상 자료들을 특정 조건에 따라서 순서대로 나열하는 기능으로 전체 자료의 조건별 재구성이 가능하다. 식별이란, 특정한 내용만을 꺼낼 수 있고 간단히 표현할 수 있음을 의미한다. 대상 자료들 각각을 쉽게 구분할 수 있는 기능으로 코드와 대상 간에 1:1로 대응된다. 배열이란, 대상 자료들을 일정 기준에 따라서 순서대로 나열하는 것을 말한다. 따라서 배열 기능은 자료를 크기 순, 발생순으로 일정한 기준에 따라 배열하기도 하고, 나누기도 할 수 있다. 대상이 되는 데이터를 표준화하는 기능이다. 즉 코드화 대상을 항상 동일한 방법을 사용하여 다른장소, 다른 파일에서도 동일한 방식으로 인식할 수 있도록 하는 기능을 말한다. 경영 관리 기준에 맞추어 코드화되므로 합리적 경영 관리에 도음이 되는 것이다. 연상 기능은 코드화 대상을 쉽게 파악하고 실체를 연상할 수 있도록 부여된 기능이다. 우류검출 기능은 코드화 대상에 잘못 붙여진 코드들을 쉽게 찾아 낼 수 있도록 부여된 기능이다. 간소화 기능은 코드화 대상에 표현해야 할 중요 특성만을 추출하여 최소한의 자릿수로 코드화 하는 기능이다.
[코드의 특성]
코드의 사용 목적은 정보처리 효율과 처리된 정보의 이용가치를 향상시키며 복잡한 자료를 간소화시키고 식별의 용이성을 부여한다. 또한 일정 기준에 따른 자료 배열의 용이성을 부여한다. 따라서 코드의 특성으로는 다음과 같은 것을 들 수 있다.
(1) 최소의 자릿수
코드는 자릿수가 적어야 한다. 필요 이상의 긴 자릿수는 기록이나 입력변환 작업에서 오류가 발생하기 쉽고 읽기도 힘들다. 따라서 최소한의 자릿수는 데이터의 축소 역할을 한다.
(2) 고유성
데이터의 선택이나 색출이 가능하도록 코드는 획일적이어야 한다. 즉, 동일 데이터 항목에 다른 코드를 붙이거나, 다른 데이터 항목에 동일 코드를 부여하면 작업에 혼란을 일으키게 된다. 따라서 일관성 있는 자료 처리를 위해 코드는 공통적이며, 체계적 이어야 한다.
(3) 사용 분류의 편리성
코드는 사용자가 취급하기 쉽고, 데이터의 구별 및 분류가 용잉해야 하며, 또한 컴퓨터 처리에 편리하고 적합하게 설계되어야 한다. 따라서 데이터의 처리 효율을 높이기 위하여 분류 기준을 코드에 적용하는 것이 바람적이다.
(4) 데이터 증감의 가능성
데이터 항목의 양이나 분류 기준의 수가 증감할 경우, 이의 추가나 삭제가 용이하도록 해야 한다.
(5) 기계 처리의 용이성
컴퓨터, 또는 다른 기계에 의한 처리를 편리하게 한다.
(6) 표의성
코드만 보고도 의미를 알아보기 쉽도록 하는 상징성을 의미한다. 사람이 앏아보기 쉽고 기억하기 쉽도록 설계해야 한다. 따라서 코드 값에 다른 특정 작업의 수행이 가능하다.
(7) 유연성
대상 항목에 변화가 발생하더라도 코드의 체계가 변경되지 않고 원래대로 사용할 수 있어야 하며, 다른 업무에도 확장할 수 있도록 코드의 유연성을 가져야 한다
[코드 설계의 순서]
한 번 설계된 시스템 전체를 통하여 사용되므로 시스템 운영에 큰 영향을 준다. 따라서 정보처리 시스템 전체 자료를 통합할 구상이 있을 경우에는 설계대상 영역내의 코드화에 그치지 말고 장래의 구상을 고려하여 전체적인 입장에서 설계해야 한다. 그러므로 코드를 부여할 대상 항목을 갖고 코드 설계를 진행하고자 할 때 다음과 같은 절차를 거쳐 코드를 부여한다.
(1) 코드화 대상항목을 결정한다.
어떤 항목을 선정하여 코드화 할 것인지를 결정하여야 하며, 체계적으로 관리할 항목과 처리 효율을 높이기 위해 필요한 항목을 설정한다. 따라서 다음과 같은 항목을 검토하여 결정한다.
(2) 코드의 목적을 명확하게 한다.
코드에 부여해야 할 기능을 결정하여야 하며, 왜 그 항목으로 코드화 하려는지 그 목적을 명확하게 결정해야 한다.
(3) 코드화 대상 건수를 확인한다.
현상 조사에서 얻어진 자료를 기초로 대상을 확인하며, 현재 번호를 붙일 대상 건수를 확인하고 자료의 양과 앞으로의 동향에 대해서도 고려한다.
(4) 코드의 사용범위를 결정한다.
사용범위는 코드 기억의 용의성과 처리방법을 결정하는 중요한 요인으로, 설계된 코드를 어떤 영역까지 사용할 것인지 결정한다. 이때 대외적인 고려나 제약성도 잘 염두 해 두어야 한다.
(5) 코드의 사용기간을 결정한다.
코드의 사용기간이 일시적인지 반영구적인지에 따라 코드 자릿수가 달라지기 때문에 한번 결정한 코드를 언제까지 사용할 것인지를 결정하여야 한다.
(6) 코드화 대상의 특성을 분석한다.
코드화 대상의 특성 분석을 위하여 코드 대상 항목의 사용 경로, 코드 변경의 유무, 주기, 코드화 대상 항목의 추가, 삭제의 빈동율 등을 분석한다. 그리고 갱신 작업을 할 경우 코드화 대상 항목이 주 키로 사용되는지 출력해도 사용되는지의 여부도 분석하여야 한다. 따라서 특성이 고려되지 않은 코드 부여는 컴퓨터 처리에 부적합한 코드 체계가 되기도 하고, 운용에 어떤 문제점도 야기 할 수 있다.
(7) 코드 부여 방식을 결정한다.
지금까지 검토 결정한 내용을 기초로 하여 코드 부여 방식을 결정한다. 요구사항에 맞는 기능을 발휘할 코드를 설계하기 위하여 일반적으로 합성 코드가 많이 적용되며, 선택된 여러 코드를 합성하여 코드를 설계한다. 또한 체크 디지트의 사용 여부, 코드의 자릿수, 코드화 요령 등을 결정한다.
(8) 코드를 문서화한다.
지금까지의 내용들이 결정되었으면, 실제로 코드를 부여하고 프로그래머가 이용할 수 있는 코드북을 만든 다음, 코드와 코드의 기능에 관한 문서를 작성하는 것은 물론 코드의 명칭과 분류 항목 등을 가입하여 둔다.
[코드의 종류]
코드는 사용하는 문자나 숫자 또는, 기호 등과 설계 방법에 따라서 여러 가지로 그 종류를 분휴할 수 있는데 여기에서는 일반적으로 많이 사용하는 것을 중심으로 살펴보기로 한다.
순서 코드는 코드화 대상 항목을 일정한 기준에 따라 순서대로 번호를 붙이는 가장 간단한 방식이다. 즉 순서 코드는 크기 순, 가나다순 등의 일정한 순서로 나열한 후 일련번호를 부여한다. 따라서 순서 코드는 항목의 수가 적고, 자료의 변경이 자주 일어나지 않으며, 대상의 크기만을 파악하고자 하는 경우에 적합하나, 항목의 수가 많은 경우에는 코딩하기가 어렵고 항목에 공동 특징이 없으므로 분류 조작하기에 부적합하다. 따라서 다른 코드와 조합해서 사용하는 경우가 많다.
불록 코드는 구분 코드라고도 하며, 코드화 대상 항목을 공동 특성이 있는 것끼리 묶어 임의의 크기로 블록을 구분하고, 각 블록 내에서 순번대로 번호를 붙여 가는 방식이다. 즉, 코드화 대상의 크기를 파악하여 집단으로 분류한 코드로서, 순차코에 분류 기능을 포함하여 그 대상이 어느 집단에 속하는지를 파악하기가 가능한 코드로서 지역이나 부서 등 영역 구분에 적용이 가능하다.
집단 분류식 코드란 코드화 대상 항목을 분류기준에 따라 대 분류, 중 분류, 소 분류 등으로 구분하고 각 집단 내에서 순서대로 번호를 붙이는 코드이다. 따라서 이 코드는 자릿수나 분류상의 제한이 없어 다양하게 사용되며, 우편번호, 기업의 부서, 학교의 학과, 프로젝트 작업구분, 계정과목의 구분 등에 적용된다.