대상시스템 안에서 필요한 입 출력 정보의 종류의 종류와 그 내용 및 매체 등은 이미 개요설계단계에서 결정되어 있다. 따라서 입 출력 설계에서는 그러한 개요설계단계에서 결정되어 있는 사항을 보다 구체화하는 것이다. 즉 원시 전표와 입 출력 매체상에서의 정보 기록 형식의 설계가 주된 작업이다.
[입력 설계]
일반적으로 입력이란 출력을 진행시키기 위해 시스템에 어떤 자료를 투입하는 것을 말한다. 따라서 이와 같은 입력 정보는 실제 업무처리의 자료로서 전표, 장표 등의 형식에 따라 미리 입력 시켜 두어야 한다. 이러한 입력 설계는 자료의 정확성과 설계의 방법이 시스템 전체에 영향을 주기 때문에 기본적인 설계라고 할 수 있다.
아무리 좋은 정보처리 시스템이라도 여기에 투입되는 입력 정보의 정확도나 적시성이 결여된 것이라면 시스템 전체로서의 효과는 향상되지 않는다. 따라서 될 수 있는 한 정보의 발생원에 가까운 곳에서 입력하는 것을 원칙으로 하여 다음과 같은 순서에 의해서 입력정보의 설계를 한다.
(1) 입력 정보의 발생에 관한 설계
정보처리 시스템에 입력하는 정보로서 무엇이 필요한가는 기본설계에서 결정되어있다. 따라서 여기서는 각 입력 정보 발생에 관한 항목에 대하여 설계한다. 발생자로는 기업내 담당자, 관리자, 경영자층 및 외부의 기업 및 단체 등이 있다.
(2) 입력 정보의 수집에 관한 설계
입력 정보의 발생 장소는 여러 곳에 산재해 있는 것이 일반적이다. 그러므로 그것들을 컴퓨터에 입력하기 위해서는 입력 정보를 수집할 필요가 있다. 따라서 입력 정보 수집에서 검토할 사항은 다음과 같다.
입력 정보의 수집자와 수집 장소는 입력정보를 수집하는 부서와 장소 및 담당자를 결정한다. 만약 여러 곳일 때는 그 경로를 표기한다. 입력 정보의 수집 방법과 형태는 입력 정보를 우편을 이용할 것인가, 사람의 손으로 운반할 것인가, 매체화가된 것을 수집할 것인가 등의 수집 방법을 결정한다.
입력 정보의 수집 경로는 입력 정보를 어떤 경로로 거쳐서 수집하는가를 결정한다. 입력정보의 수집 주기 및 시기는 언제 수집할 것인지 그 주기와 시기를 결정한다.
(3) 입력 정보의 매체화에 관한 설계
입력 정보의 매체화란 정보처리에서 입력 정보를 가능한 매체로 변환하는 것을 말한다. 따라서 이 매체화의 설계에서는 입력 정보를 어느 매체에 기록할 것인가, 그것은 어느 매체화 기기를 사용할 것인가가 설계의 중심이 된다. 왜냐하면 입력 매체와 그 작성기기 중 무엇을 선택할까 하는것은 정보의 발생, 수집, 입력, 그리고 내용을 포함해서 그것들이 전체 시스템에 큰 영향을 미치기 때문이다. 따라서 입력 매체화에 대한 검토사항은 다음과 같다.
1. 입력정보의 형태 선택 : 입력 정보에 주어지고 있는 요건으로부터 그 정보를 입력하기 위해서는 어느 입력 형태에 해당하는가를 결정해야한다.
2. 입력 정보의 투입 매체와 입력장치의 선택 : 설계 대상의 입력 정보의 투입을 위해서는 어느 매체와 장치가 적당한가를 결정한다.
3. 입력 정보의 매체화 기기 결정 : 입력 정보를 매체화하기 위한 기기를 결정한다.
4. 입력 정보의 매체화 담당자 : 입력 정보를 매체화하는 담당장를 결정한다. 입력 정보 매체화에 종사하는 사람으로는 컴퓨터 부서의 종사자가 담당하는 경우와 그외 부서의 비전문가가 담당하는 경우가 있을 수 있다.
5. 입력 정보의 매체화 장소 : 입력 정보를 매체화하는 장소를 결정한다.
6. 입력 정보의 건당 문자수 : 입력 정보 한 건 당의 문자수를 결정한다.
7. 입력 정보의 자릿수 표현 방법 결정 : 입력정보의 길이를 고정적으로 할 것인지, 가변적으로 할 것인가를 결정한다.
8. 입력 정보의 매체화 주기 및 시기 : 입력 정보를 언제 매체화할 것인지 그 주기와 시기를 결정한다.
(4) 입력 정보 투입에 관한 설계
입력정보의 투입이란 입력 매체화된 정보를 컴퓨터에 입력하는 것을 말한다. 따라서 매체화된 정보를 어떻게 컴퓨터에 입력하는가에 관해서 검토한다.
(5) 입력 정보의 내용에 관한 설계
입력 정보의 목적을 달성하기 위해 어떤 내용을 수록할 것인가를 설계한다. 따라서 입력 정보의 내용에 관한 검토 사항은 다음과 같다.
1. 입력 항목명 : 입력 정보를 구성하는 항목 명칭을 결정한다.
2. 입력 항목의 배열 결정 : 입력 정보를 구성하는 입력 항목의 배열 순서를 결정한다.
3. 입력 항목의 자릿수 결정 : 입력 정보를 구성하는 항목의 자릿수를 결정한다.
4. 입력 항목의 문자 구분 : 입력 정보를 구성하는 항목의 표현 문자의 종류를 결정한다.
[입력 설계시의 고려 사항]
입력 설계의 일반적 고려 사항은 분서가가 필요한 항목을 결정했을 때 형식을 결정해야 하고 불필요한 항목을 제거하거나 입력에 사용할 입력 매체를 결정하는 것이다. 따라서 다음과 같은 사항을 고려하여 설계한다. 또한 데이터의 발생 장소 및 방법에 대한 검토도 함께 이루어져야 한다.
필요한 입력자료 외에 기존 파일에 있는 정보와 입력 제어 정보, 제한 사용되는 신규처리 파일의 정보, 단말기를 통한 직접 입력 정보, 프로그램에서 생성하는 정보 등을 파악한다.
입력되는 자료는 출력을 위해서 필요한 것이으로 정보의 발생 주기, 발생부서, 발생 건수, 항목 및 자릿수, 사용문자, 처리 방법 등을 확인한다.
자료의 품질도 중요한 확인 사항이다. 즉, 입력 자료의 품질이 높아야만 출력된 정보도 가치가 있는 것이므로 오류 발생 빈도를 파악함으로써 데이터의 오류를 제거하기 위한 검사 논이를 구성할 수가 있다.
항목이 열거되면 출력에 대한 고려와 정확도를 높이기 위해 검사가 필요하고, 오류 방지 기법도 동원되어야 한다.
입력 설계는 입력된 자료를 정보처리 과정을 통해 새로운 파일로 생성 및 축적하기 위한 설계로서 컴퓨터에 자료를 입력하여 원하는 기능을 정확히 발휘하도록 하기 위해 입력 양식의 설계는 중요하게 다루어져야 하는 작업이다. 따라서 입력정보의 정확도를 높이고 자료 수집을 용이하게 하기 위한 설계가 이루어져야 한다. 시스템 설계자나 분석가는 입력 설계의 문제점에 접근하기 위해 다음의 내용들을 검토하는 것이 좋다.
[원시 전표의 설계]
원시전표란, 입력 매체 상에 입력해야할 정보를 기록하는 전표를 말하며, 혹은 입려과 동시에 작성되는 전표를 말한다. 시스템 설계자는 다음과 같은 것에 대하여 작업 관리 및 컴퓨터 시스템에서의 처리과정 등 제약점을 고려해 전표 양식을 설계해야한다.
입력 자료의 양식은 입력 설계를 이루는 최초의 작업이므로, 입력형식 결정 후 입력기재 양식을 설계한다. 따라서 전표 양식의 설계시에는 정확한 정보를 입력하기 위해 기입이 쉽도록 하고, 자료를 입력할 때 전표를 보기 쉽게 전표 설계에 세심한 주의가 필요하다. 또한 데이터 입력 책임자와 협의는 물론 데이터의 기재 및 입력의 효율을 감안해야 한다.
전표는 현장에서 기입하기 쉽게 현장의 입장에서 설계하는 것이 필요하다. 즉 알기 쉬운 양식, 주의사항은 혼란이 안 오도록 기입하고 기입사항은 단순하고 짧게, 기입 순서는 좌로부터 우로 또는 위에서 아래로 배려하여야 한다.
가급적 기입되는 자료 량이 적도록하고 일정한 순서에 따라 차례로 기입하도록 위치를 고려해야 하며 기입에 혼란을 가져올 수 있는 내용은 전표상에 기입 요령을 부착한다.
전표관리가 쉽도록 전표의 크기를 규격화하여 통일성을 갖도록 설계하는 것이 좋다.
항목의 배치는 전표의 읽는 순서와 자료 입력시의 순서와 일치시키고, 자료 입력 항목은 굵은 선으로 묶고, 1행씩 구분하는 것이 좋다.